Zgłaszanie naruszeń przez Sygnalistów

Wewnętrzna procedura zgłaszania informacji o naruszeniach prawa

i podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów) dalej: Procedura

1. Na podstawie art. 24 i 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928; dalej: Ustawa), w Kancelarii Adwokackiej Adwokat Dr Katarzyny Platy-Gardas prowadzonej w Bielsku-Białej (43-300) przy ul. Kryształowej 27 (dalej: Kancelaria), ustala się niniejszą Wewnętrzną procedurę zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów), zwaną dalej: Procedurą.

2. Niniejsza Procedura ma na celu zapewnienie realizacji obowiązków dotyczących ochrony Sygnalistów oraz zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania.

§ 1

Definicje

Następujące pojęcia użyte w Procedurze oznaczają:

Adwokat – rozumie się przez to Adwokata Dr Katarzynę Platę-Gardas prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Adwokacka Adwokat Dr Katarzyna Plata-Gardas, 43-300 Bielsko-Biała ul. Kryształowa 27.
Działanie następcze – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności przez Postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcia procedury realizowanej w ramach niniejszej Procedury.
Działanie odwetowe – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub Ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić Sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
Informacja o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Kancelarii lub w innym podmiocie prawnym, w którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
Informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
Kancelaria – należy przez to rozumieć Kancelarię Adwokacką Adwokat Dr Katarzyny Platy-Gardas (43-300 Bielsko-Biała ul. Kryształowa 27).
Kontekst związany z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Kancelarii lub na rzecz Kancelarii, w ramach których uzyskano Informację o naruszeniu prawa lub istnieje możliwość doświadczenia Działań odwetowych.
Organ publiczny – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania Działań następczych w dziedzinach wskazanych w §3 ust. 1 poniżej.
Osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osoba z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa jest powiązana.
Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w Zgłoszeniu lub Ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
Osoba powiązana z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. kodeks karny (Dz. U. 2024, poz. 17).
Postępowanie prawne – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych.
Procedura – należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
Sygnalista – należy przez to rozumieć:

1) osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie Informację o naruszeniu prawa, o którym mowa w § 3 ust. 1 poniżej, w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownika; pracownika tymczasowego; osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorcę; prokurenta; akcjonariusza lub wspólnika; członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażystę; wolontariusza; praktykanta;

2) osobę fizyczną wskazaną w pkt 1) w przypadku Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego Informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Kancelarii lub na rzecz Kancelarii, lub już po ich ustaniu.

15. Ujawnienie publiczne – rozumie się przez to podanie Informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej.

16. Zgłoszenie – rozumie się przez to ustne lub pisemne Zgłoszenie wewnętrzne lub Zgłoszenie zewnętrzne, przekazane
zgodnie z wymogami wskazanymi w niniejszej Procedurze.

17. Zgłoszenie wewnętrzne – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Informacji o naruszeniu prawa do Kancelarii.

18. Zgłoszenie zewnętrzne – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu Informacji o naruszeniu prawa.

§2

Podmiot upoważniony do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa

1. Zgłoszenia wewnętrze przyjmowane i rozpoznawane są przez Adwokata.

2. Adwokat jest podmiotem upoważnionym do podejmowania Działań następczych, w tym weryfikację Zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą.

§3

Zgłoszenia rozpatrywane w ramach Procedury

1. Przedmiotem Zgłoszenia może być każde działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1) korupcji,

2) zamówień publicznych,

3) usług, produktów i rynków finansowych,

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

6) bezpieczeństwa transportu,

7) ochrony środowiska,

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

9) bezpieczeństwa żywności i pasz,

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt,

11) zdrowia publicznego,

12) ochrony konsumentów,

13) ochrony prywatności i danych osobowych,

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

2. Zgłaszanie naruszeń wskazanych w ust. 1 nie dotyczy informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego, tajemnicą zawodową adwokata oraz postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności, zgodnie z treścią art. 5 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 Ustawy.

3. Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszej Procedurze od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego i że stanowi Informację o naruszeniu prawa.

§4

Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych

1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem następujących kanałów:

a) w formie pisemnej:

– w postaci papierowej (pocztą tradycyjną) – poprzez wysłanie Zgłoszenia wewnętrznego w zaklejonej kopercie na adres Kancelarii (Kancelaria Adwokacka Adwokat Dr Katarzyna Plata-Gardas, 43-300 Bielsko-Biała, ul. Kryształowa 27) z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia prawa”,

b) w formie ustnej:

– poprzez bezpośrednie spotkanie z Adwokatem, zorganizowane na wniosek Sygnalisty, z którego, za zgodą Sygnalisty, sporządza się protokół spotkania, odtwarzający jego dokładny przebieg; w takich okolicznościach Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie. Bezpośrednie spotkanie organizuje się w terminie 14 dni od otrzymania takiego wniosku.

2. Procedura nie znajduje zastosowania do Zgłoszeń anonimowych. Wszystkie zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa, wymagają podania danych Sygnalisty w zakresie imienia, nazwiska, stanowiska lub innej informacji o kontekście związanym z pracą, a także danych kontaktowych. Zgłoszenia anonimowe zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.

3. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej następujące informacje:

a) data i miejsce naruszenia prawa lub data i miejsce uzyskania Informacji o naruszeniu prawa,

b) opis sytuacji lub okoliczności naruszenia prawa lub stwarzającej możliwość naruszenia prawa,

c) wskazanie podmiotu, którego Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy,

d) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,

e) wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej,

f) przedstawienie dowodów i informacji o naruszeniu prawa (jeśli Sygnalista takimi dowodami dysponuje),

g) przedstawienie informacji, czy Sygnalista oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania,

h) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

4. Zgłoszenie wewnętrzne może zostać złożone na formularzu Zgłoszenia naruszenia prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów, stanowiącego załącznik do niniejszej Procedury. Zgłoszenie wewnętrzne, które nie zostało sporządzone na ww. formularzu, musi zawierać co najmniej informacje wskazane w ust. 3 powyżej.

5. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.

6. Zakazane jest świadome składanie fałszywych Zgłoszeń wewnętrznych.

7. Kancelaria gwarantuje, że niniejsza Procedura oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, Osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz Osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

§5

Przyjęcie Zgłoszenia wewnętrznego

1. Podmiot upoważniony do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych w terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia wewnętrznego jest obowiązany do potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego.

2. Potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego dokonuje się w formie wskazanej przez Sygnalistę jako preferowany sposób kontaktu zwrotnego.

3. Wskazany powyżej termin potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego nie dotyczy sytuacji, w której zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§6

Postępowanie wyjaśniające

1. Postępowanie wyjaśniające przeprowadzane jest przez Adwokata, który jest także podmiotem upoważnionym do podejmowania działań następczych.

2. Postępowanie wyjaśniające poprzedzone jest wstępną analizą Zgłoszenia wewnętrznego, która ma na celu ustalenie, czy Zgłoszenie wewnętrzne nie jest w oczywisty sposób nieprawdziwe lub czy istnieje możliwość uzyskania informacji niezbędnych do przeprowadzenia Postępowania Wyjaśniającego.

3. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że Zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, jest w oczywisty sposób bezzasadne, nieprawdziwe lub brak jest możliwości uzyskania informacji niezbędnych do prowadzenia Postępowania wyjaśniającego, odstępuje się od wszczęcia Postępowania wyjaśniającego.

4. Podmiot upoważniony do przyjmowania Zgłoszeń wewnętrznych informuje Sygnalistę w terminie 14 dni od dnia odstąpienia od wszczęcia Postępowania wyjaśniającego o tym fakcie, w formie wskazanej przez Sygnalistę jako preferowanej formie kontaktu.

5. W toku postępowania wyjaśniającego, w celu ustalenia zasadności i prawdziwości Informacji o naruszeniu prawa wskazanej w Zgłoszeniu wewnętrznym, podejmuje się, z zachowaniem należytej staranności stosowne Działania następcze.

6. Adwokat może w szczególności wzywać świadków w celu złożenia zeznań oraz analizować dokumentację niezbędną do rozpoznania Zgłoszenia wewnętrznego.

7. W ramach postępowania, Adwokat może także zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

8. Po przeprowadzeniu Postępowania wyjaśniającego, podejmowana jest decyzja co do zasadności Zgłoszenia wewnętrznego.

9. W przypadku gdy Adwokat uzna, że doszło do naruszenia prawa, decyzja zawiera rekomendacje krótkofalowe co do działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do Osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz rekomendacje długofalowe, mające na celu zapobieżenie podobnym naruszeniom prawa w przyszłości.

10. Adwokat przeprowadza Postępowanie wyjaśniające, podejmuje Działania następcze oraz przekazuje informację zwrotną Sygnaliście w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, a jeżeli potwierdzenie nie zostało przekazane – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.

11. Informacja zwrotna zawiera informację w przedmiocie stwierdzenia bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

12. Adwokat może nie podejmować Działań następczych w przypadku, gdy w Zgłoszeniu Sygnalisty będącym już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia tego samego lub innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Sygnalista zostanie poinformowany o takim odstąpieniu, a w przypadku kolejnego zgłoszenia – zostanie ono pozostawione bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

§7

Zakaz działań odwetowych

1. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Za Działania odwetowe, o którym mowa w ust. 1 powyżej, uważa się w szczególności:

a) odmowę nawiązania stosunku pracy,

b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,

c) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,

d) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę,

e) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,

f) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń,

g) przeniesienie Sygnalisty na niższe stanowisko pracy,

h) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

i) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty,

j) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,

k) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,

l) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,

m) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,

n) mobbingu,

o) dyskryminacji,

p) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,

q) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

r) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,

s) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,

t) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu,

u) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

3. Za Działania odwetowe z powodu dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 2 powyżej.

4. Na Adwokacie spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, określone w ust. 2 powyżej, nie jest Działaniem odwetowym.

5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepis § 7 ust. 2-4 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec Sygnalisty takiego działania.

6. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy Działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania Działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

a) wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia,

b) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

7. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się Działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

8. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego.

9. Dokonanie Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 Ustawy, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że Zgłoszenie lub Ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w zdaniu poprzednim, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. Nie można zrzec się praw określonych w ustępach powyżej ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

11. Postanowienia aktów prawnych, o których mowa w art. 9 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 oraz z 2024 r. poz. 878), w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują.

12. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

13. Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione w ust. 12, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

14. Postanowienia § 7 stosuje się odpowiednio do Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą, a także osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.

§8

Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Sygnalisty, Osoby której dotyczy zgłoszenie, Osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz Osoby powiązanej z Sygnalistą jest Adwokat.

2. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Uregulowania tego nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy Zgłoszenie. Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

3. Adwokat po otrzymaniu Zgłoszenia wewnętrznego przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego Działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem Działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez Adwokata przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano Zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono Działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. W takim przypadku Adwokat usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze Zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Uregulowania tego nie stosuje się, w przypadku gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

§9

Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu Działań następczych.

2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Adwokat.

3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:

a) numer zgłoszenia,

b) przedmiot naruszenia prawa,

c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,

d) adres do kontaktu Sygnalisty,

e) datę dokonania Zgłoszenia wewnętrznego,

f) informację o podjętych Działaniach następczych,

g) datę zakończenia sprawy.

4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§10

Zgłoszenie zewnętrzne

1. Sygnalista, oprócz lub zamiast dokonywania Zgłoszenia wewnętrznego ma możliwość dokonania Zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz – w stosowanych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

2. Przed dokonaniem Zgłoszenia zewnętrznego, dotyczącego Kancelarii, zachęca się do skorzystania z niniejszej Procedury zgłoszeń wewnętrznych, zwłaszcza wtedy, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury Kancelarii.

3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w Zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

4. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.

5. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:

w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

6. Zasady dokonywania Zgłoszeń zewnętrznych uregulowane są w rozdziale 4 Ustawy.

§11

Postanowienia końcowe

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Adwokat.

2. Przeglądu Procedury dokonuje się systematycznie, nie rzadziej niż co 3 miesiące.

3. Procedura wchodzi w życie w dniu 25 września 2024 r.

4. Procedura zostanie opublikowana na stronie internetowej Kancelarii pod adresem: kancelariabielsko.pl, u dołu strony w części: Menu/Zgłaszanie naruszeń przez Sygnalistów.

Załączniki:

Wzór Zgłoszenia naruszenia prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów,
Klauzula informacyjna dla Sygnalisty.

………………………………………

(miejscowość, data)

…………………………………….

(oznaczenie osoby zgłaszającej)

…………………………………………….

(adres na który należy wysłać

powiadomienie o przyjęciu zgłoszenia)^*

Zgłoszenie

naruszenia prawa w trybie ustawy o ochronie sygnalistów

Adwokat Dr Katarzyna Plata-Gardas

Kancelaria Adwokacka

43-300 Bielsko-Biała

ul. Kryształowa 27

Działając na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928), zgłaszam informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

I. Osoba, której dotyczy zgłoszenie………………………………………………………………… (należy wskazać osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu, jako osoba która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana).

II. Naruszenie polegało na ……………………………………………………………………………………………………………………..(tutaj należy wskazać jakie naruszenie/naruszenia są zgłaszane).

III. Naruszenie miało miejsce w …………………………………. (należy podać miejsce) w dniu ………………… (nie dotyczy, jeżeli do naruszenia jeszcze nie doszło, lecz prawdopodobnie dojdzie).

IV. Wskazanie dowodów potwierdzających przedstawione zgłoszenia………………………………………………………………………………………………………………………………………… (należy wypełnić, jeżeli zgłaszający dysponuje takimi dowodami).

V. Czy zgłaszający oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania (podkreślić właściwe): TAK/NIE. W przypadku wybrania odpowiedzi TAK, po wstępnej weryfikacji zgłoszenia, obejmującej ustalenie, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, bezpośrednie spotkanie będzie zorganizowane w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia, pod warunkiem, że zgłaszający podał dane kontaktowe.

VI. Status osoby zgłaszającej naruszenie (należy pokreślić właściwe):

pracownik;
były pracownik;
osoba ubiegająca się o zatrudnienie;
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
przedsiębiorca;
stażysta;
wolontariusz;
inny (jaki?) …………………

VII. Dodatkowe informacje

VIII. Załączniki

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………..

(podpis zgłaszającego)

^*jeżeli zgłaszający nie poda adresu, nie zostanie przesłane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i informacja zwrotna w zakresie planowanych lub podjętych działań następczych.

Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz.UE. L. z 2016 r. Nr 119, s. 1, z późn. zm.) – dalej RODO, informujemy, że:

Administratorem Pani/a danych osobowych jest Katarzyna Plata-Gardas prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Kancelaria Adwokacka Adwokat Dr Katarzyna Plata-Gardas, 43-300 Bielsko-Biała ul. Kryształowa 27, tel. 727 585 588
Może Pan/i kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych.
Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w związku z przepisami dyrektywy UE 2019/1937.
Pani/a dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Administrator zapewnia poufności Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia, a także udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie.
Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.